Tematyka

• Strefa KSeF

  Zwiń wszystko Rozwiń wszystko
  • Od podstaw prawnych przez praktyczne wdrożenie po wsparcie techniczne – w strefie KSeF znajdziesz odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące obowiązkowego e-fakturowania. Bezpłatnie, w jednym miejscu, zawsze aktualne.

  • Witamy w strefie KSeF!  Znajdziesz tutaj najpotrzebniejsze informacje dot. Krajowego Systemu e-Faktur!

    Wybierz, jak chcesz zacząć: Ucz się Wydarzenia KSeF Przeczytaj Posłuchaj Pobierz Zyskaj wsparcie Wypróbuj darmowe narzędzia FAQ Czym jest Krajowy System e-Faktur Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych – w jednolitym formacie XML. Docelowo będzie to obowiązkowa forma fakturowania dla większości firm zarejestrowanych w Polsce.   Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to spora zmiana, która nie tylko nakłada nowe obowiązki, ale także wiąże się z koniecznością spełnienia dodatkowych wymagań organizacyjnych i technicznych. Nic więc dziwnego, że wywołuje tak duży niepokój wśród księgowych i przedsiębiorców. Daty wejścia w życie: 1 lutego 2026 r. obowiązkowy KSeF dla dużych firm, tj. takich, w których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r. przekroczy 200 mln zł. 1 kwietnia 2026 r. z Krajowego Systemu eFaktur będą musieli korzystać pozostali przedsiębiorcy – także Ci zwolnieni z VAT. Dowiedz się więcej Zachęcamy do skorzystania z Centrum Pomocy, gdzie znajdziesz praktyczne wskazówki, jak rozpocząć pracę w programie, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania oraz wiele materiałów szkoleniowych. Przejdź do Centrum Pomocy Nadchodzące wydarzenia Wydarzenie Data Rodzaj  Szkolenie Wystawianie i ewidencjonowanie faktur w KSeF 27 lutego 2026 r. online  Szkolenie Bezpieczne wdrożenie KSeF: Praktyczne aspekty i dobre praktyki 11 marca 2026 r.  online  Szkolenie KSeF bez chaosu w biurze rachunkowym - współpraca z klientem i obsługa na programach Symfonii 13 marca 2026 r. online  Szkolenie KSeF bez chaosu w biurze rachunkowym - współpraca z klientem i obsługa na programach Symfonii 25 marca 2026 r. online Szkolenie Symfonia KSeF Plus - jak zapanować nad fakturami w świecie KSeF 26 marca 2026 r. online  Szkolenie Bezpieczne wdrożenie KSeF: Praktyczne aspekty i dobre praktyki 9 kwietnia 2026 r. online  Szkolenie KSeF bez chaosu w biurze rachunkowym - współpraca z klientem i obsługa na programach Symfonii 17 kwietnia 2026 r. online  Szkolenie Symfonia KSeF Plus - jak zapanować nad fakturami w świecie KSeF 22 kwietnia 2026 r. online  Szkolenie KSeF bez chaosu w biurze rachunkowym - współpraca z klientem i obsługa na programach Symfonii 23 kwietnia 2026 r. online  Szkolenie Bezpieczne wdrożenie KSeF: Praktyczne aspekty i dobre praktyki 7 maja 2026 r. online  Szkolenie Symfonia KSeF Plus - jak zapanować nad fakturami w świecie KSeF 21 maja 2026 r. online  Szkolenie Bezpieczne wdrożenie KSeF: Praktyczne aspekty i dobre praktyki 10 czerwca 2026 r. online  Szkolenie Symfonia KSeF Plus - jak zapanować nad fakturami w świecie KSeF 24 czerwca 2026 r. online  KSeF bez tajemnic Poznaj nasz pakiet 2 szkoleń, dzięki którym przyswoisz teorię związaną ze stanem prawnym oraz praktykę obsługi Symfonii KSeF. Przygotuj się na KSeF z kompleksowym kursem online! Zdobędziesz praktyczną wiedzę o wymogach prawnych, dobrych praktykach organizacyjnych oraz aspektach technicznych obsługi e-faktur. W ramach kursu otrzymasz dostęp do e-learningu, egzaminu oraz certyfikatu potwierdzającego zdobyte kompetencje. Dowiedz się więcej

    Symfonia KSeF - Twój klucz do wdrożenia KSeF Symfonia KSeF to aplikacja, która umożliwia wymianę danych między Krajowym Systemem e‑Faktur a oprogramowaniem do wystawiania, księgowania i obiegu faktur, z którego korzystasz w swojej firmie. Z jej pomocą szybko i bezpiecznie wyślesz oraz odbierzesz faktury ustrukturyzowane zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów, a także prześlesz do kontrahentów dodatkowe dane i załączniki. Skontaktuj się z konsultantem Przeczytaj artykuły na blogu Integracja KSeF z Twoim systemem księgowym: jak to zrobić? Już od 2026 roku większość przedsiębiorców będzie musiała korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur – nowej platformy teleinformatycznej Ministerstwa Finansów, która ma centralizować obieg faktur w Polsce. Aby jak najlepiej przygotować się do nadchodzących obowiązków oraz ograniczyć błędy i ewentualne opóźnienia, warto już dziś zaplanować integrację systemu księgowego lub handlowego z KSeF. W jakich firmach takie rozwiązanie sprawdzi się najlepiej i z jakimi wyzwaniami może się wiązać? W jaki sposób zintegrować system księgowy z KSeF? Przeczytaj poradnik i poznaj odpowiedzi na te i inne pytania! Czytaj więcej Jaki program do fakturowania z KSeF jest najlepszy? Wdrożenie KSeF to ogromna zmiana w sposobie fakturowania. Od 1 lutego 2026 r. duzi podatnicy, a od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy pozostali będą musieli wystawiać faktury w formacie XML i przesyłać je na platformę Ministerstwa Finansów. W efekcie prosty program do faktur z podstawową funkcjonalnością przestanie wystarczać. Zamiast niego potrzebne będzie rozwiązanie z pewną integracją z KSeF, które zapewni automatyczną wysyłkę i odbiór dokumentów, walidację danych, a także możliwość wymiany dokumentów z systemem księgowym czy ERP. W tym poradniku podpowiadamy, jakie funkcje powinien mieć dobry program do fakturowania z KSeF i jak wybrać rozwiązanie dopasowane do potrzeb konkretnej firmy. Czytaj więcej Ile tygodni potrzebuje firma, żeby przygotować się do KSeF? Zbliża się moment, w którym każde przedsiębiorstwo stanie przed wyzwaniem wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zastanawiasz się, ile tygodni na przygotowanie do KSeF będzie potrzebne Twojej firmie? W tym artykule przedstawiamy szczegółowy plan wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w firmach różnej wielkości. Czytaj więcej Posłuchaj podcastów oraz webinariów Zielona Linia Symfonii [PODCAST] Puk, puk! Czy masz chwilę, aby porozmawiać o KSeF? Tomasz Mamys i Bogdan Zatorski zapraszają na videocast Zielona Linia Symfonii „Porozmawiajmy o KseF”. W kolejnych odcinkach nasi eksperci będą zgłębiać temat Krajowego Systemu e-Faktur oraz zmian, jakie czekają przedsiębiorców w różnych branżach. Zobacz więcej Bilans Księgowy [WEBINAR] Bilans Księgowy to comiesięczny przegląd najnowszych zmian prawnych w zakresie finansów i księgowości. Spotkanie poprowadzili Bogdan Zatorski, ekspert ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii oraz Wojciech Zajączkowski, specjalista ds. zagadnień związanych z VAT. Zobacz więcej Najnowsze webinaria w temacie KSeF Poniżej znajdziesz najnowsze webinaria dotyczące KSeF. Jak zapewnić współpracę Symfonii eBiuro, Symfonii Finanse i Księgowość z Symfonią KSeF Plus (16.12.2025) W ostatnich tygodniach otrzymaliśmy wiele pytań dotyczących integracji kluczowych systemów Symfonii z Symfonią KSeF Plus. Wiemy, że nadchodzący obowiązek Krajowego Systemu e-Faktur to spore wyzwanie, a brak współpracy narzędzi może generować stres i niepotrzebne komplikacje. Jeśli korzystasz z Symfonii eBiuro lub Symfonii Finanse i Księgowość i zastanawiasz się, jak efektywnie przygotować się na KSeF, to nagranie jest właśnie dla Ciebie! Nasi eksperci, Katarzyna Pakos-Słaba i Adam Szymański, przeprowadzili praktyczny webinar, podczas którego krok po kroku pokazali, jak sprawnie przeprowadzić niezbędne konfiguracje.   Z tego nagrania dowiesz się:  Czym dokładnie jest Symfonia KSeF Plus i jakie funkcje oferuje, aby ułatwić Ci pracę?  Jak sprawnie założyć konto w Portalu użytkownika i przygotować je do działania?  W jaki sposób nadawać uprawnienia i ustawić kluczowe automatyzacje, które oszczędzą Twój czas?  Jak zorganizować płynny obieg faktur między biurem, klientem a KSeF w różnych modelach współpracy?  Jak przeprowadzić pełną integrację Symfonii KSeF Plus z Symfonią Finanse i Księgowość oraz Symfonią eBiuro?  Jakie konkretne wskazówki pomogą Ci przygotować Twoje biuro rachunkowe i klientów na nadchodzące zmiany? Zobacz nagranie Symfonia KSeF Plus dla biur rachunkowych – scenariusze pracy w modelu hybrydowym (10.12.2025) Wraz ze startem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), biura rachunkowe stają przed kluczowym zadaniem: uporządkowaniem współpracy z klientami. Wiemy, że wiele z Was myśli o modelu hybrydowym – który wymaga jasnego podziału zadań, szybkiego obiegu dokumentów i pracy na wspólnych narzędziach. Bez odpowiedniego przygotowania grozi Ci chaos i niepotrzebny stres.   W tym nagraniu webinaru z ekspertami Symfonii – Katarzyną Bruździńską-Wójcik, Adamem Szymańskim oraz Małgorzatą Barabasz – dzielimy się wiedzą i doświadczeniem, aby pomóc Ci płynnie przejść przez ten proces. Odkryj, jak efektywnie przygotować swoje biuro na rewolucję KSeF!   Z nagrania dowiesz się:  Jak skutecznie zorganizować obieg dokumentów między Twoim biurem, klientem a platformą KSeF Ministerstwa Finansów?  Jak w praktyce wygląda hybrydowy model współpracy, na konkretnych przykładach, które zainspirują Cię do działania?  Co warto dopisać lub zmienić w umowie z klientem w związku z wdrożeniem KSeF, aby zabezpieczyć się prawnie i operacyjnie?  Jak rozwiązania Symfonia eBiuro i Symfonia KSeF Plus mogą usprawnić pracę Twojego biura rachunkowego i zaoszczędzić Twój cenny czas?  Odpowiedzi na kluczowe pytania z sesji Q&A, które rozwieją Twoje wątpliwości. Zobacz nagranie Odpowiadamy na Wasze pytania o KSeF! (09.12.2025) Masz setki pytań o KSeF, a wątpliwości tylko się piętrzą? Krajowy System e-Faktur to temat, który budzi wiele emocji i... jeszcze więcej pytań. Wiemy, że szukasz rzetelnych odpowiedzi – zarówno tych prawnych, jak i technicznych. Dlatego, zamiast tracić czas na samodzielne poszukiwania, obejrzyj nagranie webinaru! Posłuchaj ekspertów Symfonii – Katarzyny Pakos i Michała Madeja – którzy rozwieją Twoje wątpliwości i uporządkują wiedzę o KSeF od podstaw. Z tego nagrania dowiesz się, m.in.: Jak nadać uprawnienia do KSeF – kto i w jaki sposób może to zrobić? Certyfikat czy token? Jak poprawnie wygenerować i wykorzystać oba narzędzia oraz czym się od siebie różnią? Co zrobić, gdy KSeF będzie niedostępny – praktyczne wskazówki na awaryjne sytuacje. Symfonia KSeF Plus – jak to rozwiązanie wspiera obieg faktur ustrukturyzowanych w Twojej firmie? Wystawianie faktur specjalnych: dla osób fizycznych, podmiotów zagranicznych i w transakcjach unijnych – jak to robić poprawnie? Korekty, duplikaty, błędy w fakturach – jak sobie z nimi radzić bez problemów? Jak masowo importować dokumenty KSeF do Symfonii Finanse i Księgowość oraz Symfonii Handel? Gdzie wykazać numer KSeF w pliku JPK_VAT? Zobacz nagranie Wszystko dla biur rachunkowych Prowadzisz biuro rachunkowe i nie wiesz, jak przygotować się na KSeF? Poniżej znajdziesz szereg materiałów, które pozwolą Ci przygotować siebie i swoich klientów na wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. e-book KSeF a biuro rachunkowe - jak przygotować się na nowe  obowiązki i poukładać współpracę z klientami? Raport z rynku Czy biura rachunkowe są gotowe na wdrożenie KSeF? Pobierz materiały Pobierz materiały Pobierz materiały Lista kontrolna Lista kontrolna przygotowania do wymagań Krajowego  Systemu e-Faktur Lista kontrolna Integracja KSeF z Twoim systemem księgowym Pobierz materiały Pobierz materiały Zyskaj wsparcie Zielona Linia Symfonii pomoże Twojej firmie w dostosowaniu się do nowych wymagań i e‑fakturowania w ramach KSeF. Zachęcamy do skorzystania z Centrum Pomocy, gdzie znajdziesz praktyczne wskazówki, jak rozpocząć pracę w programie, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania oraz wiele materiałów szkoleniowych. Przejdź do Centrum Pomocy FAQ KSeF Co to jest KSeF i do czego służy? Od kiedy KSeF działa i kiedy stanie się obowiązkowy? Jak działa KSeF? Jak zacząć korzystać z KSeF? Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jakie korzyści daje korzystanie z KSeF?  W jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF? Czy przed 2026 r. mogę korzystać z KSeF dobrowolnie? Co się stanie, jeśli faktura nie zostanie zaakceptowana przez KSeF? Czy można poprawić fakturę po jej wysłaniu do KSeF? Jak długo faktury są przechowywane w KSeF? Kogo KSeF nie dotyczy? Jakich faktur nie obejmuje KSeF? Co zrobić w przypadku awarii KSeF? Co oznacza numer KSeF przypisany do faktury? Dlaczego warto przygotować się na KSeF z Symfonią?

• 1. Co to jest KSeF i do czego służy?
  • Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma informatyczna Ministerstwa Finansów, uruchomiona w 2022 r. System służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – dokumentów elektronicznych zapisanych w jednolitym formacie XML (aktualnie FA(2), od lutego 2026 r. FA(3)). Głównym celem wdrożenia KSeF jest ujednolicenie obiegu faktur w całym kraju oraz zwiększenie automatyzacji i bezpieczeństwa rozliczeń. 

• 2. Od kiedy KSeF działa i kiedy stanie się obowiązkowy?
  • KSeF funkcjonuje od 2022 r., a obowiązek jego stosowania zostanie wprowadzony etapami: 

    • od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli obrót powyżej 200 mln zł, 
    • od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, 
    • od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, u których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. 

    Od lutego 2026 r. także przedsiębiorcy, których jeszcze nie obejmie obowiązek wystawiania faktur w KSeF, będą musieli korzystać z systemu, ponieważ duże firmy będą przekazywać swoje faktury wyłącznie za jego pośrednictwem. 

• 3. Jak działa KSeF?
  • Krajowy System e-Faktur działa w pełni automatycznie. Po przesłaniu faktury ustrukturyzowanej (w formacie XML) za pośrednictwem API lub zintegrowanego programu księgowego, system wykonuje kilka etapów weryfikacji: 

    • sprawdza strukturę logiczną dokumentu – analizuje, czy wszystkie wymagane pola (np. dane sprzedawcy, nabywcy, numery NIP, kwoty, daty) są poprawne i zgodne ze schemą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. 
    • nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny KSeF – to potwierdzenie, że dokument został przyjęty do systemu i od tego momentu jest uznawany za oficjalnie wystawiony. 
    • zapisuje fakturę w centralnym rejestrze i udostępnia ją odbiorcy – nabywca może pobrać ją bezpośrednio z KSeF lub poprzez swoje oprogramowanie zintegrowane z systemem. 

    Od chwili przyjęcia przez KSeF faktura jest trwale zapisana i nie może zostać zmieniona. 
    Jeśli wystawca popełnił błąd, jedynym sposobem poprawy jest wystawienie faktury korygującej, która również trafia do systemu i otrzymuje własny numer KSeF. 

    
    

• 4. Jak zacząć korzystać z KSeF?
  • Aby rozpocząć pracę w Krajowym Systemie e-Faktur, nie musisz składać żadnych dodatkowych wniosków – wystarczy, że uwierzytelnisz się w systemie i uzyskasz dostęp do swojego konta. Możesz to zrobić na dwa sposoby: 

    • bezpośrednio przez portal KSeF dostępny na stronie podatki.gov.pl/ksef, 
    • za pomocą oprogramowania zintegrowanego z KSeF, np. Symfonii KSeF Plus, która umożliwia automatyczne wystawianie i odbieranie faktur bez konieczności logowania do rządowego portalu. 

    Aby zalogować się do KSeF, wybierz jedną z dostępnych metod: 

    • kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna, 
    • Profil Zaufany (ePUAP), 
    • certyfikat uwierzytelniający – nowy sposób identyfikacji użytkowników, który zastępuje obecnie stosowane tokeny, 
    • token autoryzacyjny wygenerowany w systemie (dla integracji z oprogramowaniem księgowym). 

    Każda z tych metod potwierdza tożsamość użytkownika i umożliwia przypisanie mu odpowiednich ról i uprawnień w systemie. Jeżeli z KSeF ma korzystać więcej niż jedna osoba (np. księgowa, biuro rachunkowe lub współpracownik), właściciel firmy musi nadać im uprawnienia. Można to zrobić: 

    • bezpośrednio w systemie, poprzez dodanie użytkownika, 
    • lub formalnie, składając zawiadomienie ZAW-FA w urzędzie skarbowym.

• 5. Czym jest faktura ustrukturyzowana?
  • Faktura ustrukturyzowana to po prostu faktura elektroniczna sporządzona w formacie XML, zgodnym ze schemą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Zawiera komplet danych wymaganych ustawą o VAT (art. 106e), czyli m.in.: 

    • dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwa, adres), 
    • datę wystawienia i datę sprzedaży, 
    • numer faktury, 
    • opis towaru lub usługi, stawkę i kwotę VAT, 
    • sumę należności ogółem, 
    • dane dotyczące płatności (np. rachunek bankowy). 

    Dodatkowo struktura XML pozwala na zapis informacji w sposób jednoznaczny i możliwy do odczytu maszynowego, co umożliwia automatyczne przetwarzanie dokumentów przez systemy finansowo-księgowe. 

• 6. Jakie korzyści daje korzystanie z KSeF?
  • Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści – zarówno przedsiębiorcom, jak i administracji podatkowej. Do najważniejszych jego zalet należą: 

    • szybszy zwrot podatku VAT - podatnicy, którzy wystawiają faktury wyłącznie w KSeF, mogą skorzystać ze skróconego terminu zwrotu podatku – z 60 do 40 dni (art. 87 ust. 6a ustawy o VAT). 
    • automatyczna weryfikacja danych i mniej błędów formalnych – każda faktura przesyłana do KSeF przechodzi proces automatycznej weryfikacji – system sprawdza, czy dane są kompletne, poprawnie zapisane i zgodne z obowiązującym schematem XML.  Faktura, która nie przejdzie walidacji, zostaje odrzucona jeszcze przed przyjęciem do rejestru, co pozwala uniknąć pomyłek w obrocie gospodarczym i korekt po stronie odbiorcy. 
    • bezpieczne archiwum – wszystkie wystawione i odebrane faktury są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. System pełni funkcję centralnego archiwum, co oznacza, że przedsiębiorca nie musi już tworzyć własnych kopii zapasowych ani martwić się o utratę dokumentów. Dostęp do faktur możliwy jest w dowolnym momencie – bez względu na to, z jakiego urządzenia czy programu korzystasz. 
    • jednolity standard danych ułatwiający integrację z oprogramowaniem księgowym – faktury ustrukturyzowane mają jeden, wspólny dla wszystkich podatników format XML. Taki standard umożliwia bezpośrednią integrację z systemami księgowymi i ERP, np. z oprogramowaniem Symfonia Finanse i Księgowość lub Symfonia ERP. Dane z faktur mogą być automatycznie importowane, księgowane i analizowane bez konieczności ręcznego wprowadzania informacji. 
    • natychmiastowa dostępność faktury dla odbiorcy – po zatwierdzeniu faktury przez KSeF i nadaniu jej numeru identyfikacyjnego, dokument staje się natychmiast dostępny dla odbiorcy. Dzięki temu proces wymiany faktur przebiega szybciej, a przedsiębiorcy mają pewność, że faktura dotarła i została zarejestrowana bez opóźnień. 

• 7. W jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF?
  • Aby zalogować się do KSeF, trzeba uwierzytelnić się jedną z metod: 

    • kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią, 
    • Profilem Zaufanym, 
    • certyfikatem uwierzytelniającym (nowa forma logowania wprowadzona przez MF), 
    • tokenem wygenerowanym w systemie. 

    Dostęp do KSeF jest możliwy przez portal Ministerstwa Finansów lub poprzez zintegrowane systemy finansowo-księgowe, np. Symfonia KSeF Plus. 

• 8. Czy przed 2026 r. mogę korzystać z KSeF dobrowolnie?
  • Tak. Korzystanie z KSeF jest obecnie dobrowolne. Faktury wystawione w systemie mają taką samą moc prawną jak tradycyjne. Warto rozpocząć pracę z KSeF wcześniej, aby przygotować procedury księgowe i sprawdzić integrację oprogramowania. 
    

• 9. Co się stanie, jeśli faktura nie zostanie zaakceptowana przez KSeF?
  • Jeżeli dokument zawiera błędy (np. jest niezgodny ze schemą XML), system go odrzuci. Faktura bez numeru KSeF nie może stanowić podstawy rozliczenia podatkowego. W takim przypadku należy poprawić dane i ponownie wysłać dokument. 
    

• 10. Czy można poprawić fakturę po jej wysłaniu do KSeF?
  • Nie, po przesłaniu faktury do Krajowego Systemu e-Faktur i nadaniu jej numeru KSeF dokument staje się trwale zapisany w systemie i nie można już wprowadzać w nim żadnych zmian. System nie umożliwia edycji, usunięcia ani ponownego przesłania tej samej faktury – to mechanizm, który zapewnia wiarygodność i bezpieczeństwo danych w obrocie gospodarczym. 

    Jeżeli po wystawieniu faktury zostanie zauważony błąd, jedynym właściwym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej. Korekta również musi być przekazana do KSeF – trafia do systemu jako oddzielny dokument, który zachowuje powiązanie z fakturą pierwotną.  Dzięki temu odbiorca ma pełną historię zmian, a obieg dokumentów pozostaje przejrzysty i spójny. 

• 11. Jak długo faktury są przechowywane w KSeF?
  • Zgodnie z art. 112aa ustawy o VAT, faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po tym czasie przedsiębiorca powinien zapewnić ich archiwizację we własnym zakresie. 
    

• 12. Kogo KSeF nie dotyczy?
  • Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączeni są m.in.: 

    • rolnicy ryczałtowi, którzy mogą zdecydować, czy chcą, by faktury VAT RR wystawiał nabywca w systemie, czy poza nim, 
    • osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, korzystające z faktur w celach prywatnych, 
    • podatnicy niemający siedziby lub stałego miejsca działalności w Polsce, o ile nie uczestniczy ono w transakcji, 
    • podatnicy korzystający z procedur szczególnych OSS i IOSS, w zakresie czynności rozliczanych tymi procedurami. 

• 13. Jakich faktur nie obejmuje KSeF?
  • Z systemu wyłączone są m.in.: 

    • faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) – mogą być wystawione w KSeF dobrowolnie, 
    • dokumenty uznawane za faktury, np. bilety autostradowe czy bilety lotnicze, 
    • faktury z kas rejestrujących – do końca 2026 r. mogą być wystawiane poza KSeF. 

• 14. Co zrobić w przypadku awarii KSeF?
  • Jeżeli Krajowy System e-Faktur jest czasowo niedostępny z przyczyn leżących po stronie Ministerstwa Finansów, podatnik może wystawiać faktury poza systemem, czyli w tzw. trybie offline. Taka możliwość istnieje wyłącznie w sytuacji, gdy MF oficjalnie potwierdzi awarię KSeF – np. poprzez komunikat na stronie www.podatki.gov.pl/ksef. W czasie awarii można wystawiać faktury w dotychczasowy sposób, np. w formacie PDF lub papierowej, zachowując wszystkie elementy wymagane ustawą o VAT. Po przywróceniu działania systemu należy je niezwłocznie przesłać do KSeF, najpóźniej w następnym dniu roboczym po opublikowaniu komunikatu o zakończeniu awarii (§ 8 ust. 3 rozporządzenia MF). Jeśli natomiast problem wystąpi po stronie przedsiębiorcy – np. awaria łącza, sprzętu lub programu – fakturę należy wystawić i przekazać do KSeF bez zbędnej zwłoki, gdy tylko będzie to technicznie możliwe. 
    

• 15. Co oznacza numer KSeF przypisany do faktury?
  • Każda zaakceptowana faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF. Numer ten potwierdza, że dokument został poprawnie wystawiony, zarejestrowany i dostarczony odbiorcy. Jest on dowodem wystawienia faktury w rozumieniu art. 106na ust. 1 ustawy o VAT. 
    

• 16. Dlaczego warto przygotować się na KSeF z Symfonią?
  • Przejście na Krajowy System e-Faktur to dla wielu firm duża zmiana – nie tylko technologiczna, ale też organizacyjna. Symfonia wspiera przedsiębiorców w tym procesie na trzech poziomach: poprzez szkolenia, merytoryczne doradztwo i gotowe rozwiązania techniczne.  

    Działania szkoleniowe realizowane są w ramach Akademii Symfonii – platformy edukacyjnej, która od lat wspiera użytkowników w rozwoju kompetencji finansowo-księgowych. W jej ramach użytkownicy otrzymują dostęp do:  

    • szkoleń praktycznych, podczas których krok po kroku uczą się obsługi rozwiązania Symfonia KSeF Plus i integracji z oprogramowaniem finansowo-księgowym,  
    • warsztatów i webinarów prowadzonych przez ekspertów Symfonii, omawiających zmiany prawne, obowiązki podatników i nowe standardy fakturowania,  
    • materiałów edukacyjnych, nagrań i poradników, które pozwalają samodzielnie utrwalić wiedzę i przygotować zespół do pracy w systemie. 

    
    

    Drugim filarem wsparcia jest Zielona Linia Symfonii – infolinia, w ramach której przedsiębiorcy mogą porozmawiać z ekspertami i uzyskać praktyczne wskazówki dotyczące KSeF: od uwierzytelnienia się i logowania do systemu, po interpretację aktualnych przepisów czy prawidłowe wystawianie korekt. To miejsce, w którym można szybko rozwiać wątpliwości i upewnić się, że proces wdrożenia przebiega zgodnie z obowiązującymi zasadami. 

    
    

    Trzeci obszar wsparcia stanowią rozwiązania technologiczne, które automatyzują wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Jednym z takich narzędzi jest Symfonia KSeF Plus – aplikacja, która umożliwia bezpieczne, szybkie i w pełni zgodne z przepisami wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Integracja z pozostałymi modułami Symfonii – Finanse i Księgowość, ERP oraz Handel – pozwala na płynne przesyłanie dokumentów, automatyczne księgowanie oraz monitorowanie statusu faktur w czasie rzeczywistym. 

    Dzięki połączeniu szkoleń, eksperckiego wsparcia i nowoczesnych narzędzi Symfonia zapewnia przedsiębiorcom kompleksową pomoc w przygotowaniu do obowiązkowego e-fakturowania w 2026 roku – bez pośpiechu, błędów i niepotrzebnych kosztów.